A presente Política de Controles Internos estabelece as diretrizes que orientam a estruturação, a implementação, o monitoramento e a avaliação dos controles internos da AuthPay, em conformidade com a regulamentação aplicável às Instituições de Pagamento e com as boas práticas de governança corporativa.
Os controles internos têm como finalidade assegurar a eficiência e a efetividade no uso dos recursos, a confiabilidade das informações financeiras, operacionais e gerenciais, o cumprimento das normas legais, regulatórias e internas, bem como a mitigação dos riscos relevantes, de forma compatível com o porte, a natureza, a complexidade das operações e o perfil de risco da AuthPay.
Os controles internos compreendem mecanismos destinados a assegurar a confiabilidade das informações, a conformidade regulatória, a mitigação de riscos e a pronta identificação, comunicação e correção de deficiências, nos termos da regulamentação vigente.
Estabelecer os princípios, diretrizes, responsabilidades e processos relacionados aos controles internos da AuthPay, de modo a assegurar:
o desempenho eficiente e efetivo das atividades desenvolvidas;
a confiabilidade, integridade e tempestividade das informações financeiras, operacionais e gerenciais utilizadas no processo decisório;
o cumprimento das disposições legais, regulamentares, políticas internas e códigos aplicáveis;
a identificação tempestiva, a comunicação adequada e o tratamento efetivo de deficiências nos controles internos;
a mitigação dos riscos identificados no âmbito da gestão de riscos e da PLD/FT.
Esta Política aplica-se a todos os administradores, diretores, colaboradores, parceiros, prestadores de serviços e terceiros relevantes, na medida em que suas atividades impactem os processos, os controles internos e o perfil de risco da AuthPay.
Esta Política foi elaborada em conformidade com a legislação e a regulamentação aplicáveis às Instituições de Pagamento, em especial:
Resolução BCB no 260, de 22 de novembro de 2022, que dispõe sobre os sistemas de controles internos das instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil;
Resolução BCB no 3.978, de 23 de janeiro de 2020, que dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles internos voltados à prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo;
demais normas, circulares, comunicados e orientações expedidos pelo Banco Central do Brasil aplicáveis aos sistemas de controles internos.
I – Controles Internos
Conjunto de políticas, procedimentos, práticas e mecanismos destinados a assegurar o desempenho, a confiabilidade das informações, a conformidade regulatória e a mitigação de riscos.
II – Deficiência de Controle Interno
Falha, fragilidade ou ausência de controle que possa resultar em erro, irregularidade, fraude, descumprimento normativo ou exposição indevida a riscos.
Os controles internos da AuthPay observam, no mínimo, os seguintes princípios:
proporcionalidade ao porte, à complexidade e ao modelo de negócios da instituição;
abordagem baseada em risco;
segregação de funções, sempre que possível;
formalização, rastreabilidade e transparência dos processos;
responsabilização pelas atividades de controle e pelas ações corretivas;
integração com a gestão de riscos, compliance e PLD/FT.
É vedado o estabelecimento de metas de desempenho que incentivem a assunção de riscos em desacordo com os níveis definidos pela Diretoria.
A AuthPay mantém compromisso formal com a ética e a integridade, observando os princípios e diretrizes estabelecidos em seu Código de Ética ou documento equivalente, o qual é amplamente divulgado e aplicável a administradores, colaboradores e terceiros relevantes.
A AuthPay mantém sistema de controles internos compatível com seu porte e perfil de risco, integrado à sua estrutura de governança.
Compete à Diretoria da AuthPay:
aprovar esta Política e suas revisões;
supervisionar a adequação e a efetividade dos sistemas de controles internos;
definir os níveis de apetite e tolerância a riscos;
deliberar sobre deficiências relevantes e respectivos planos de ação;
assegurar a disponibilização de recursos adequados para os controles internos.
Compete à função de Compliance:
zelar pelo cumprimento das normas legais, regulatórias e internas;
apoiar a implementação, a manutenção e a revisão dos controles internos;
monitorar a aderência dos processos às políticas internas;
reportar tempestivamente à Diretoria deficiências relevantes identificadas.
As atividades de PLD/FT integram o sistema de controles internos, observadas as diretrizes específicas aplicáveis.
A função de Gestão de Riscos apoia os controles internos por meio da:
identificação e avaliação contínua dos riscos internos e externos;
análise da adequação dos controles existentes;
recomendação de melhorias nos controles internos.
A AuthPay adota processo contínuo, estruturado e proporcional de controles internos, integrado à gestão de riscos e às atividades de compliance.
Os processos críticos devem ser identificados considerando atividades operacionais, administrativas, tecnológicas e regulatórias. A identificação deve considerar, inclusive, o potencial de ocorrência de fraudes, conflitos de interesse e riscos sociais, ambientais e climáticos.
Os controles internos podem incluir, entre outros:
políticas e procedimentos formais;
sistemas de aprovação, autorização e validação;
registros, verificações e reconciliações;
controles sistêmicos e tecnológicos;
controles físicos de ativos, quando aplicável;
revisões e acompanhamentos por níveis gerenciais adequados.
A efetividade dos controles internos deve ser monitorada de forma contínua ou periódica.
O monitoramento considera:
falhas ou deficiências identificadas;
limites de exposição e situações de não conformidade;
resultados de revisões internas, testes ou fiscalizações;
mudanças relevantes no ambiente operacional ou regulatório.
Os colaboradores devem comunicar tempestivamente aos níveis gerenciais adequados:
problemas nas operações;
situações de não conformidade;
violações de políticas internas, do Código de Ética ou de disposições legais e regulamentares.
As deficiências identificadas devem ser formalmente registradas, avaliadas quanto à sua criticidade e tratadas por meio de medidas corretivas tempestivas, com definição de responsáveis e prazos, acompanhadas até sua efetiva resolução.
Quando aplicável, indícios de fraude devem ser objeto de apuração adequada, com adoção das medidas corretivas cabíveis e reporte à Diretoria.
A AuthPay observa o princípio da segregação de funções entre atividades de execução, controle e tomada de decisão.
As situações potenciais de conflito de interesses são identificadas, monitoradas e revisadas periodicamente, de forma proporcional à estrutura da instituição.
Quando a segregação plena não for possível, são adotados mecanismos mitigadores, tais como supervisão direta da Diretoria, registros formais das decisões e revisões periódicas independentes.
A AuthPay mantém canais de comunicação efetivos que asseguram aos colaboradores, conforme o nível de atuação, acesso a informações compreensíveis, confiáveis, tempestivas e relevantes para o desempenho de suas atividades.
Os fluxos de informação asseguram que objetivos, estratégias, políticas e procedimentos definidos pela Administração sejam adequadamente comunicados, e que informações relevantes sejam compartilhadas entre as áreas.
As informações internas são devidamente registradas, mantidas e protegidas por sistemas de informação confiáveis, com medidas de segurança, rastreabilidade e monitoramento, incluindo trilhas de auditoria adequadas.
Os controles internos, suas execuções, revisões e correções devem ser devidamente documentados.
As evidências devem ser mantidas de forma organizada e disponíveis para fins de supervisão, auditoria ou fiscalização.
Informações relevantes sobre a efetividade dos controles internos, deficiências identificadas e medidas corretivas adotadas devem ser reportadas à Diretoria.
Esta Política deve ser revisada, no mínimo, anualmente, ou sempre que ocorrerem alterações relevantes:
na legislação ou regulamentação aplicável;
na estrutura organizacional, processos ou modelo de negócios;
no perfil de risco da AuthPay;
em decorrência da identificação de deficiências relevantes nos controles internos.
As revisões e atualizações devem ser submetidas à aprovação da Diretoria da AuthPay.
A presente Política entra em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria, permanecendo válida até que nova versão seja
